Чтобы открыть свой офис, необходимо зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель (ИП) или же как юридическое лицо. Это необходимое условие для осуществления предпринимательской деятельности и аренды офиса. Вам также будет полезно проведение исследования рынка потребителей и конкурентов. На основе полученных данных вы сможете подобрать идеальное место для вашего офиса и быть конкурентоспособным.

Если вы собираетесь зарегистрироваться как юридическое лицо, вам потребуются:

заявление на открытие ООО, заверенное у нотариуса;

название предприятия;

копия устава;

заявление о переходе на соответствующую систему налогообложения;

квитанции об уплате государственной пошлины за открытие и за заверение копии устава;

ксерокопии паспортов генерального директора и всех учредителей;

ксерокопия договора аренды помещения в котором будет находиться ваш офис;

данные о размере уставного капитала и его распределении между учредителями;

коды ОКВЭД;

контактные телефоны;

выписка из ЕГРЮЛ, если собираетесь открывать счёт в банке.

Если же вы решили регистрироваться как ИП:

заявление о регистрации заверенное нотариусом;

копии паспорта и свидетельства рождения;

коды ОКВЭД;

квитанция об уплате государственной пошлины;

заявление о переход на соответствующую систему налогообложения;

свидетельство о регистрации в налоговом органе.

Когда офис готов принимать мебель, оргтехнику и персонал, следующим немаловажным для вас шагом будет обеспечение пожарной безопасности, чтобы обеспечить безопасность своих сотрудников и имущества. В наше время вопрос о пожарной безопасности офиса очень актуален, случаи пожара за последнее время возросли, и виной тому нарушение норм и правил пожарной безопасности. Чтобы правильно организовать пожарную безопасность в офисе необходимо следующее:

Инструктаж сотрудников - каждый ответственный руководитель должен провести качественный инструктаж, чтобы не хромала пожарная безопасность справочник может сильно помочь вам в этом. В большинстве случаев именно люди являются причиной возгорания и именно они могут свести потери возникшего пожара на минимум при условии хорошего инструктажа.

Пожарная сигнализация - необходимое средство оповещения персонала о возникновении дыма или повышении температуры в помещении. Заказывайте установку сигнализаций, датчиков оповещения или тушения, огнетушителей только у лицензированных фирм, во избежании некачественного монтажа и не соответствия противопожарного оборудования требованиям.

Огнетушители - обязательное средство пожарной безопасности. Следует располагать огнетушители на виду, но избегать прямого попадания солнечного света и большой влажности. Каждый ваш подчинённый обязан знать расположение огнетушителя и уметь им воспользоваться. Если общая площадь вашего офиса не превышает 100 квадратных метров вы можете обойтись одним огнетушителем. Проверяйте огнетушители раз в два года.

План эвакуации - ещё один важный элемент в организации пожарной безопасности. План эвакуации включает в себя пути ко всем выходам из офиса, окна, размещённые огнетушители, кнопки пожарной тревоги. Размеры должны быть не меньше 600х400 мм. для этажных и секционных планов эвакуации, и 400х300 мм. для локальных эвакуационных планов.

Для организации пожарной безопасности вам потребуются:

приказ о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность;

свидетельство об обучении ответственного за пожарную безопасность (пожрано-технический минимум);

инструкция о мерах пожарной безопасности;

инструкция по пожарной безопасности зданий, помещений и сооружений;

инструкция по обслуживанию установок пожаротушения и сигнализации;

оперативный план пожаротушения;

план ликвидации возможных чрезвычайных происшествий;

планы и графики проведения противопожарных тренировок, инструктажей, проверки знаний персонала.

Всем сейчас доступен аудит пожарной безопасности, который избавит вас от визита пожарного инспектора, которому нужно выписать максимум пунктов в предписании, потому что, от него требуют определённый объём работы. Аудит пожарной безопасности проводится в соответствии с требованиями, установленными правительством Российской Федерации на основании Федерального закона № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности». По окончании проверки составляется аудиторское заключение в соответствии с правилами оформления аудиторского заключения. При положительном результате пожарного аудита, вы получите сертификат пожарной безопасности сроком действия в 3 года.